Отчет по форме СЗВ-М: образец заполнения

СЗВ-М это ежемесячный персонифицированный отчет в Пенсионный фонд о сотрудниках и других физлицах. Форму СЗВ-М в 2019 году сдают все ИП и юрлица, кроме ИП без работников. В этой статье мы подробно расскажем, как заполняется отчет по форме СЗВ-М.

Форма СЗВ-М

СЗВ-М — форма, которая появилась в бухгалтерском мире в 2016 году. Отчет СЗВ-М принимают специалисты ПФР. Пока новую форму СЗВ-М утверждать не планируют. Форма СЗВ-М в 2019 году сдается на прежнем бланке.

Форма, сроки и порядок предоставления отчета СЗВ-М были утверждены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 01.02.2016.

Кто и когда сдает отчет?

Организации ежемесячно представляют в Пенсионный фонд РФ сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М).

Форма СЗВ-М сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирован страхователь (п. 1 ст. 11 закона № 27-ФЗ). При этом каждый филиал отдельно подает сведения о работниках и лицах, которые выполняют работы (оказывают услуги) по договорам гражданско-правового характера. Обращаем ваше внимание, что во время заполнения документа указывается ИНН основной фирмы, а КПП обособленного подразделения.

Согласно п. 2 ст. 8 № 27-ФЗ, компания, где менее 25 застрахованных лиц, может предоставлять отчетность в виде документов в письменной форме (на бумаге). Остальные обязаны сдавать отчеты в электронном варианте. В 2019 году Пенсионный фонд штрафует те организации, которые не соблюдают предусмотренный законом формат сдачи отчетов, на 1000 рублей. Ниже приведена инструкция по заполнению бланка.

Работодатель-страхователь обязан представлять отчетность по форме СЗВ-М в отношении застрахованных лиц, работающих по трудовому или гражданско-правовому договору, на вознаграждения по которому начисляются взносы. Причем если сотрудники числятся в штате компании, то СЗВ-М нужно сдавать вне зависимости от того, платил им деньги работодатель или нет, а также независимо от уплаты страховых взносов.

А вот в отношении работников, которые трудятся по гражданско-правовому договору, ситуация иная. Работодатель должен представить отчетность только при условии начисления страховых взносов на вознаграждения, выплачиваемые по таким договорам (письмо ПФ РФ от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581).

Отчетность СЗВ-М нужно предоставлять ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. Если крайний срок сдачи формы выпадает на праздничный или выходной, сдавать ее надо в ближайший рабочий день. Действующими нормами не запрещено сдавать ее и ранее, в текущем месяце. Однако работодатель должен быть уверен, что до конца месяца не примет на работу нового сотрудника. Иначе — штраф за предоставление неполных сведений. Сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году для ИП с работниками не отличаются от общеутвержденных.

Предоставим сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году в виде таблицы:

Отчетный месяц	Крайний срок сдачи
Январь	15 февраля 2019 года
Февраль	15 марта 2019 года
Март	15 апреля 2019 года
Апрель	15 мая 2019 года
Май	17 июня 2019 года
Июнь	15 июля 2019 года
Июль	15 августа 2019 года
Август	16 сентября 2019 года
Сентябрь	15 октября 2019 года
Октябрь	15 ноября 2019 года
Ноябрь	16 декабря 2019 года
Декабрь	15 января 2020 года

Кто освобожден от сдачи отчетности?

Для отдельных категорий хозяйствующих субъектов и работников предусмотрены исключения. Так, отчет СЗВ-М не предоставляют:

• крестьянские фермерские хозяйства, где нет наемных работников;
• индивидуальные предприниматели, арбитражные управляющие, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы, которые уплачивают фиксированные страховые взносы только за себя;
• работодатели в отношении иностранных граждан и лиц без гражданства, которые временно пребывают в России или работают дистанционно, на которых не распространяется обязательное пенсионное страхование;
• работодатели в отношении военнослужащих, сотрудников органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаемных), так как к ним обязательное пенсионное страхование не применяется, и для них государством предусмотрены иные гарантии.

Нулевой отчет СЗВ-М

Бытует мнение, что нужно сдавать нулевой СЗВ-М. Мнение это ошибочно. Данный вид отчетности в принципе не может быть нулевым. Тут два варианта: есть застрахованные лица — отчет сдаем, нет застрахованных лиц — отчет сдавать не нужно.

Даже если организация приостановила свою деятельность нулевой отчет СЗВ-М все равно необходимо сдавать. В такой компании есть как минимум один учредитель (директор), по которому нужно отчитываться.

С марта 2018 года действует новый порядок представления отчета отдельными категориями застрахованных лиц.

Начиная с указанного периода отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ обязательны к представлению в отношении:

• Руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.
• Председателя ТСЖ, ГПК, СНТ, ОНТ, ДНТ (при отсутствии заключенного трудового или гражданско-правового договора)

Указанные изменения были внесены письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенного до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721.

Напомним, что ранее ПФР разрешал не сдавать отчет за единственного учредителя и председателей кооперативов и товариществ (Письмо от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856).

Состав СЗВ-М и порядок заполнения

При небольшой численности все данные легко уместятся на одной странице бланка СЗВ-М.

Форма СЗВ-М содержит минимальную информацию, но при этом позволяет Пенсионному фонду вести учет застрахованных лиц.

В первом разделе бланка страхователи указывают свои реквизиты: наименование, регистрационный номер, присвоенный ПФР, ИНН, КПП.

Второй раздел включает лишь отчетный период, зашифрованный специальным кодом. Коды указаны непосредственно в бланке.

Третий раздел указывает на вид формы. Если отчитываетесь впервые — ставьте код «исх». Если в первичном отчете были ошибки или нужно внести дополнительную информацию, закодируйте СЗВ-М кодом «отмн» или «доп» соответственно.

Самый важный и информативный последний раздел. Здесь непосредственно прописывается информация о работниках: ФИО, СНИЛС, ИНН каждого застрахованного лица.

Инструкция по заполнению раздела I отчета СЗВ-М

Форма состоит из 4 разделов, каждый из которых обязателен для заполнения. Инструкция по заполнению поможет разобраться. В разделе 1 следует указать следующие реквизиты страхователя:

• регистрационный номер в ПФР. Он указан в уведомлении из Пенсионного фонда, полученном при регистрации. Также его можно узнать в местном отделении ПФР, налоговой инспекции либо на сайте nalog.ru;
• наименование (краткое);
• в поле «ИНН» следует указать код в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе;
• поле «КПП» индивидуальные предприниматели не заполняют. Организации при заполнении бланка указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Инструкция по заполнению раздела II отчета СЗВ-М

В разделе 2 нужно указать период, за который подается форма. Код отчетного периода — это двузначный порядковый номер месяца, год состоит из четырех цифр. Если возникнут трудности, то в форме предусмотрены пояснительные данные с этой информацией.

Инструкция по заполнению раздела III отчета СЗВ-М

В разделе 3 необходимо указать шифр типа передаваемого отчета. Он может принимать 3 значения:

• «исхд» — исходная форма, которую предприятие сдает за указанный отчетный период впервые;
• «доп» — дополняющая форма. Этот код нужно указать в случае, если исходный отчет уже сдан, но его нужно откорректировать. К примеру, появился новый сотрудник либо по нему были поданы неверные данные;
• «отмн» — отменяющая форма. Этот код нужно использовать, если необходимо полностью исключить из поданного исходного отчета каких-либо сотрудников. Например, в отчете содержатся данные на работника, который уволился и в текущем периоде уже не работал.

Инструкция по заполнению раздела IV отчета СЗВ-М

Последний раздел представлен в виде таблицы, в которую заносится список работников, имеющих заключенные трудовые контракты на предприятии в текущем периоде, в том числе и договоры ГПХ. Таблица состоит из четырех столбцов:

• в первый записывается порядковый номер строки;
• во второй — полные Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже. Если отчество отсутствует, его не указывают;
• в третьем — СНИЛС (регистрационный номер работника в ПФР). Это обязательная информация;
• в четвертом — ИНН (регистрационный номер работника в ИФНС). Как сказано в Постановлении Правления ПФ РФ № 83п, этот столбец заполняется при наличии у страхователя необходимых сведений.

Вносить данные в таблицу разрешается либо в алфавитном порядке, либо случайным образом.

В конце отчет должен быть подписан генеральным директором или предпринимателем с указанием должности и Ф.И.О. Здесь же указывается дата составления формы и проставляется печать, если она используется в компании. Поскольку в форме СЗВ-М не предусмотрена возможность подписания отчета представителем страхователя, она должна подаваться лично либо директором организации, либо предпринимателем.

Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М

За нарушение сроков сдачи персформы в свое отделение фонда, а также представление ее с ошибками грозит штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо.

В каких случаях можно избежать санкции или хотя бы ощутимо их снизить? В последнее время было вынесено несколько вердиктов, являющихся хорошим подспорьем для избежания либо снижения штрафов, связанных с ежемесячной отчетной формой СЗВ-М.

ПФР, проверяя правильность заполнения, полноту и своевременность представления исходной и дополняющей формы СЗВ-М, привлек компанию к ответственности за нарушения сроков сдачи СЗВ-М за рассматриваемый период.

Не согласившись с решением фонда, компания обратилось с заявлением в арбитражный суд. Суд установил, что страхователь самостоятельно выявил ошибку в представленных сведениях и исправил ее до момента обнаружения огреха пенсионным фондом. Данное обстоятельство судом первой инстанции расценено как подтверждение отсутствия вины компании во вмененном нарушении, в связи с чем оспариваемое решение управления признано недействительным.

Выводы суда первой инстанции поддержаны апелляционным судом, с чем согласился окружной суд.

Исходная СЗВ-М направлена страхователем с соблюдением срока, а дополняющая форма представлена в фонд по инициативе компании в связи с самостоятельным выявлением ею ошибок в ранее представленных сведениях.

Кроме того, окружной суд привел письмо ПФР от 14.12.2004 № КА-09-25/13379, в котором указано о возможности неприменения финансовых санкций, предусмотренных ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ, если страхователь самостоятельно выявил ошибку и представил достоверные сведения по персонифицированному учету. Аналогичное указание о возможности неприменения финансовых санкций в случае исправления ошибки страхователем до момента ее обнаружения фондом установлено п. 39 ныне действующей Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 21.12.2016 № 766н.

Обратите внимание: Минтруд РФ внес правки в порядок ведения персучета. В частности, изменены положения, предусматривающие исправление соответствующей отчетности без наложения санкций (Приказ Минтруда РФ от 14.06.2018 № 385н). Новшества вступили в силу с 01.10.2018.

Так, не опасаясь штрафов, в персотчетности допускается исправить сведения только тех сотрудников, которые фонд уже принял. Поэтому при сдаче, например, дополняющей СЗВ-М за сентябрь страхователю, по всей видимости, придется уплатить штраф.

Суд может уменьшить штраф при наличии смягчающих обстоятельств, таких как:

• правонарушение совершено впервые;
• нарушение срока представления отчета было незначительным;
• не было негативных последствий для бюджета;
• ошибки исправлены самостоятельно;
• личные обстоятельства у бухгалтера, которые послужили причиной опоздания со сдачей формы;
• отсутствие электроэнергии в компании и т.д.

Если ошибка в СЗВ-М носила технический характер, например, в форме указан неверный отчетный период, то штрафа можно вовсе избежать.